Polityka Prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

EDAX Mariusz Mojski, ul. Kowalska 9/1, 20-115 Lublin, NIP: 7121870867
tel.: 504 202 180
e-mail: ebiuro@icn.pl

Administrator dokłada należytej staranności, aby dane osobowe były przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa.

2. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od celu przetwarzania Administrator może przetwarzać następujące dane:

• imię i nazwisko,
• adres nieruchomości,
• adres korespondencyjny,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• numer lokalu,
• identyfikator klienta lub numer umowy (jeżeli został nadany),
• dane dotyczące rozliczeń zużycia wody,
• kwoty należności i dokonanych wpłat,
• historię płatności,
• informacje dotyczące reklamacji,
• dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu (np. adres IP, identyfikatory sesji, informacje o urządzeniu i przeglądarce – jeżeli są rejestrowane przez serwis).

Administrator nie przetwarza danych kart płatniczych ani danych logowania do bankowości elektronicznej.

3. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są w celu:

• prowadzenia rozliczeń kosztów wynajmu, zużycia wody i odprowadzania ścieków oraz innych opłat,
• obsługi płatności internetowych,
• identyfikacji dokonanych wpłat,
• prowadzenia korespondencji z Najemcami,
• rozpatrywania reklamacji,
• wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa,
• prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej,
• dochodzenia lub obrony roszczeń,
• zapewnienia bezpieczeństwa działania serwisu internetowego.

4. Podstawa prawna przetwarzania

Administrator przetwarza dane osobowe na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej wykonaniem,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, obejmujący m.in. dochodzenie roszczeń, ochronę przed nadużyciami oraz zapewnienie bezpieczeństwa usług.

Jeżeli w określonych przypadkach wymagana będzie zgoda osoby, dane będą przetwarzane również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

5. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, którym jest to niezbędne do realizacji wskazanych celów, w szczególności:

• bankowi prowadzącemu rachunek Administratora — w zakresie danych widocznych na przelewie,
• dostawcom usług informatycznych utrzymujących system rozliczeń,
• biuru rachunkowemu,
• kancelariom prawnym,
• podmiotom świadczącym usługi pocztowe lub kurierskie,
• organom administracji publicznej oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Każdy odbiorca danych przetwarza je wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych zadań.

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane:

• przez okres obowiązywania umowy najmu,
• przez okres niezbędny do prowadzenia rozliczeń,
• przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
• do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń,
• przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa.

Po upływie wskazanych okresów dane zostaną usunięte lub zanonimizowane, chyba że dalsze ich przechowywanie będzie wymagane przepisami prawa.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:

• dostępu do swoich danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przepisami,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych (jeżeli ma zastosowanie),
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• cofnięcia zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem:

ebiuro@icn.pl

8. Prawo wniesienia skargi

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

9. Płatności

System eBOK nie realizuje płatności i nie pośredniczy w ich obsłudze — wskazuje wyłącznie kwotę oraz dane do wpłaty. Wpłaty następują przelewem bankowym, BLIK-iem na numer telefonu Administratora lub gotówką w biurze.

Administrator nie przetwarza i nie przechowuje:

• numerów kart płatniczych,
• kodów CVV/CVC,
• danych logowania do bankowości elektronicznej,
• danych uwierzytelniających wykorzystywanych podczas autoryzacji płatności.

Informacja o wpłacie trafia do Administratora z wyciągu bankowego lub z pokwitowania gotówkowego, na zasadach opisanych w Regulaminie eBOK.

10. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne zapewniające odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych.

W szczególności stosowane są rozwiązania zapewniające:

• szyfrowanie połączeń (HTTPS/TLS),
• kontrolę dostępu do danych,
• ochronę przed nieuprawnionym dostępem,
• tworzenie kopii zapasowych,
• rejestrowanie zdarzeń związanych z bezpieczeństwem systemu.

11. Pliki cookies

Serwis może wykorzystywać pliki cookies w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania serwisu,
• utrzymania sesji użytkownika,
• zwiększenia bezpieczeństwa,
• prowadzenia anonimowych statystyk odwiedzin.

Pliki cookies nie służą do identyfikacji użytkownika, chyba że jest to niezbędne do prawidłowego działania systemu po zalogowaniu.

Użytkownik może zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w swojej przeglądarce internetowej. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na prawidłowe funkcjonowanie serwisu.

12. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator może dokonywać zmian niniejszej Polityki Prywatności w przypadku:

• zmian przepisów prawa,
• zmian technologicznych,
• rozwoju funkcjonalności serwisu,
• zmian dotyczących sposobu świadczenia usług.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze publikowana na stronie internetowej Administratora.

13. Kontakt

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

EDAX Mariusz Mojski, ul. Kowalska 9/1, 20-115 Lublin
tel.: 504 202 180
e-mail: ebiuro@icn.pl